Workshop
De basis van Lean
Ontdek de kracht van Lean voor jouw organisatie. Ben je benieuwd hoe Lean werken jouw organisatie kan helpen continu te verbeteren?
Welkom bij SLIM
Passie voor continu verbeteren
Met praktijkgericht advies en effectieve workshops help ik jou en je medewerkers de vaardigheden te ontwikkelen die jullie nodig hebben om slimmer, efficiënter en succesvoller te werken.
Of het nu gaat om procesoptimalisatie, operationeel management of teamontwikkeling, ik bied praktische oplossingen die direct resultaat opleveren.
Continu verbeteren
Praktijkgericht advies
De bedrijfsvoering die ooit goed werkte, sluit mogelijk niet meer aan bij de huidige omstandigheden. Dit is normaal; markten veranderen, bedrijven ontwikkelen zich, en jouw werkwijze moet daarin mee. Samen onderzoeken we de kern van je uitdagingen en werken we aan duurzame oplossingen.
Mijn expertise in actie:
- Procesoptimalisatie. Stroomlijn je processen en werk efficiënter met een praktische aanpak. Minder verspilling, meer resultaat.
- Operationeel management. Bouw aan een toekomst bestendige bedrijfsvoering met een gestructureerde aanpak die resultaten oplevert.
- Teamontwikkeling. Sterkere samenwerking en betere communicatie leiden tot gelukkige medewerkers en duurzame groei.
Samen leren
Groei met praktische en inspirerende incompany workshops
Workshop
Gestructureerd problemen oplossen
Ontdek hoe je problemen bij de kern aanpakt. Ben je klaar met symptoombestrijding en wil je leren hoe je problemen écht oplost?
Workshop
Feedback geven én ontvangen
Samenwerken met respect en open communicatie. Is feedback geven en ontvangen binnen jullie team een uitdaging?
Workshop
Team communicatie
Of jullie nu als team een leuke teambuilding-activiteit willen doen of willen werken aan het verbeteren van de communicatie, deze workshop helpt jullie vooruit.
Workshop
Brown papersessie
Breng jullie processen helder in kaart. Willen jullie inzicht krijgen in hoe processen momenteel verlopen of hoe jullie gewenste processen eruit moeten zien?
Blog
Laatste inzichten & updates
8 april 2025
Lean maakt ook dienstverlening en retail leuker
Wanneer mensen denken aan Lean management, zien ze al snel een productiehal voor zich: lopende banden, machines, strakke planningen en het reduceren van verspilling tot op de seconde nauwkeurig. Maar wat als we zeggen dat Lean minstens zo waardevol is voor een verzekeraar, een notariskantoor of een winkelketen? Ook vandaag de dag leeft nog het hardnekkige misverstand dat Lean enkel thuishoort in de industriële wereld. Tijd om dat beeld bij te stellen. Lean draait niet om machines. Lean draait om waarde creëren voor de klant en het elimineren van verspillingen. En dat geldt in élke organisatie waar processen plaatsvinden en mensen samenwerken. Of je nu hypotheken afsluit, juridische documenten opstelt of schoenen verkoopt: Lean kan je werk niet alleen efficiënter maken, maar ook leuker. In deze blog neem ik je mee in de wereld van Lean in dienstverlening en retail, met focus op drie pijlers: 1. Het stellen van realistische doelen die werkbaar zijn op de werkvloer. 2. Het elimineren van verspillingen zodat klantwaarde centraal staat. 3. Het betrekken van medewerkers bij het verbeteren van processen. Ik zal dit uitleggen aan de hand van 4 voorbeelden. ________________________________________ 1. Doelen die werken – van strategie naar praktijk Een van de valkuilen in veel organisaties is dat strategische doelen niet goed landen op de werkvloer. Er worden ambitieuze plannen gemaakt, maar medewerkers weten niet wat er precies van hen verwacht wordt of hoe hun dagelijkse werk daaraan bijdraagt. Het gevolg? Frustratie, verwarring en een gebrek aan betrokkenheid. Lean biedt hiervoor een krachtig middel: Hoshin Kanri – ook wel bekend als “policy deployment”. Dit helpt om strategische doelen te vertalen naar concrete acties op elk niveau in de organisatie. Van management tot baliemedewerker. Voorbeeld: Lean bij een verzekeringsmaatschappij Een verzekeraar wil haar klanttevredenheid verhogen met 20% binnen één jaar. Klinkt goed, maar wat betekent dit voor de schadebehandelaar aan de telefoon? Met behulp van Lean en Hoshin Kanri wordt het doel vertaald naar werkbare initiatieven: minder overdrachten tussen afdelingen, snellere afhandeling van schadeclaims, en duidelijke communicatie richting klanten. Teams stellen zelf verbeterdoelen op, zoals “80% van de schademeldingen binnen 1 werkdag afhandelen”. Door de vertaling van strategie naar de werkvloer wordt het doel niet alleen begrijpelijk, maar ook haalbaar. En omdat medewerkers zélf meedenken, ontstaat er eigenaarschap en enthousiasme. ________________________________________ 2. Verspilling schrappen = klantwaarde vergroten Lean onderscheidt acht vormen van verspilling (denk aan wachttijd, overproductie, fouten corrigeren, onnodige bewegingen, etc.). In productieomgevingen zie je die vaak in fysieke vorm, maar ook in kantoren en winkels zitten veel van deze ‘onzichtbare’ verspillers verstopt in processen. Door deze verspillingen te elimineren, blijft er een soepel proces over – waarin medewerkers zich kunnen focussen op wat er echt toe doet: waarde toevoegen voor de klant. Voorbeeld: Lean bij een notariskantoor Een notariskantoor merkt dat het opstellen van een testament gemiddeld 3 weken duurt. Niet omdat het juridisch complex is, maar omdat er veel heen-en-weer gemaild wordt, formulieren dubbel ingevuld moeten worden en medewerkers taken overnemen zonder duidelijke overdracht. Door een Value Stream Map te maken – een Lean-instrument waarmee je het hele proces visueel maakt – komen de knelpunten bloot te liggen. Wat blijkt? Veel stappen zijn overbodig of kunnen geautomatiseerd worden. Het resultaat na de verbeterstappen: klanten krijgen binnen 3 werkdagen een concepttestament in hun inbox. Medewerkers hoeven minder te “brandjes blussen” en hebben tijd voor persoonlijke toelichting – iets waar klanten veel waarde aan hechten. ________________________________________ 3. Medewerkers als motor van verbetering Misschien wel het mooiste aspect van Lean is dat het niet top-down wordt opgelegd, maar juist van onderaf groeit. Lean erkent dat medewerkers die dagelijks in een proces werken, vaak als geen ander weten waar het spaak loopt. Door hen actief te betrekken bij verbetertrajecten, krijg je niet alleen betere oplossingen, maar ook meer eigenaarschap, betrokkenheid en werkplezier. Voorbeeld: Lean in een gemeente Een afdeling burgerzaken ontvangt veel klachten over lange wachttijden bij het aanvragen van paspoorten. De gemeente besluit om de medewerkers zelf aan het roer te zetten. Met behulp van Kaizen-sessies (korte, gerichte verbetercycli) brengen medewerkers hun eigen proces in kaart. Wat blijkt? Kleine aanpassingen – zoals betere planning van afspraken, een standaard checklist en het voorkomen van dubbele invoer – zorgen al binnen een maand voor 40% snellere afhandeling. En nog belangrijker: de medewerkers zijn trots op het resultaat. Ze voelen zich gehoord, serieus genomen, en werken ineens weer aan een proces waar ze zelf invloed op hebben. ________________________________________ 4. Lean in de retail: van drukte naar overzicht Retailomgevingen zijn vaak dynamisch en onvoorspelbaar. Drukte, seizoensinvloeden, voorraadbeheer, klantenservice – het komt allemaal samen op de winkelvloer. Juist in deze hectiek kan Lean rust brengen. Voorbeeld: Lean in een kledingwinkelketen Een landelijke kledingwinkel merkte dat medewerkers structureel moesten overwerken aan het eind van de dag. De oorzaak: uitpakken, prijzen en aanvullen van nieuwe voorraad nam te veel tijd in beslag. Door het proces in kaart te brengen en samen met medewerkers te verbeteren, werd een nieuw systeem geïntroduceerd: duidelijke looproutes in het magazijn, een slim sorteersysteem op basis van locatie, en vaste “aanvultijden” tijdens rustige momenten. Het resultaat: minder werkdruk, minder fouten in het aanvullen én meer tijd voor klanten op de winkelvloer. Ook hier zagen medewerkers direct de impact van hun eigen verbeterideeën – en daar krijg je gemotiveerde teams van. ________________________________________ Conclusie: Lean maakt elk bedrijf sterker – en het werk leuker Of je nu werkt bij een verzekeraar, notariskantoor, gemeente of winkelketen – Lean is geen trucje voor fabrieken, maar een filosofie die werkt in elke organisatie waar processen en mensen samenkomen. Door duidelijke, haalbare doelen te stellen en die goed te vertalen naar de werkvloer, verspillingen te elimineren zodat klantwaarde centraal staat, en medewerkers actief te betrekken bij het verbeteren van hun eigen werk, maak je het werk niet alleen efficiënter, maar ook leuker, menselijker en waardevoller. Lean is geen extra werk. Lean ís het werk – maar dan op z’n best. ________________________________________ Wil je zelf aan de slag met Lean in jouw organisatie? Begin klein. Kijk samen met je team naar één proces. Vraag: “Waar lopen we op vast?” En verbeter dat. Lean groeit van daaruit vanzelf.
1 april 2025
Efficiënt en effectief
Efficiënt en effectief: de sleutel tot blijvende verbetering Wanneer we streven naar verbetering, of dat nu binnen een organisatie, een project of een persoonlijk doel is, komen we vaak de begrippen 'efficiënt' en 'effectief' tegen. Hoewel deze termen regelmatig door elkaar worden gebruikt, beschrijven ze fundamenteel verschillende concepten. Het begrijpen van dit verschil en het vinden van de juiste balans is essentieel voor duurzame en optimale resultaten. Wat betekenen efficiënt en effectief precies? Volgens Van Dale betekent 'efficiënt': "Zó dat het de minste middelen, inspanning enz. kost = doelmatig." Daarentegen wordt 'effectief' gedefinieerd als: "Waardoor het beoogde doel bereikt wordt = doeltreffend." Kort gezegd: efficiëntie richt zich op het minimaliseren van verspilling, terwijl effectiviteit draait om het behalen van het gewenste resultaat. Je kunt iets efficiënt doen zonder effectief te zijn, en andersom. Efficiënt, maar niet effectief 1. Snelle klantenservice zonder oplossing Stel je een klantenservice voor die streeft naar zo kort mogelijke telefoongesprekken. Medewerkers worden beloond op basis van het aantal afgeronde gesprekken per uur. Gevolg? Klanten worden snel geholpen, maar hun problemen worden niet altijd opgelost. De service is efficiënt, maar niet effectief: het werkelijke doel – klanttevredenheid en probleemoplossing – wordt niet bereikt. 2. Een productielijn zonder kwaliteitscontrole In een fabriek wordt het productieproces geoptimaliseerd om in recordtijd producten te assembleren. Minder verspilling, hogere output. Maar als er geen kwaliteitscontrole is, komen defecte producten bij de klant terecht. Dit proces is efficiënt, maar niet effectief omdat het einddoel – kwalitatieve producten leveren – niet wordt gehaald. Effectief, maar niet efficiënt 1. Een perfect rapport dat te laat komt Een manager besteedt dagen aan het handmatig schrijven van een rapport. Elk detail wordt geanalyseerd, elk woord zorgvuldig gekozen. Het eindresultaat is uitstekend, maar als het rapport pas na de deadline klaar is, was het werk wel effectief, maar absoluut niet efficiënt. 2. Een brand blussen met emmers water Een huisbrand kan met eindeloos veel emmers water worden geblust, maar dat kost onnodig veel tijd en moeite. Een brandweerslang of sprinklersysteem zou het probleem veel sneller en met minder inspanning oplossen. Hier is het doel bereikt (effectief), maar niet op de meest doelmatige manier (efficiënt). De ideale combinatie: efficiënt én effectief De ultieme succesformule is het bereiken van doelen (effectief) met zo min mogelijk verspilling van tijd, middelen en inspanning (efficiënt). Dit is waar Lean en continu verbeteren een cruciale rol spelen. Lean: de balans tussen effectiviteit en efficiëntie Lean-management draait om het elimineren van verspilling en het maximaliseren van klantwaarde. Dit betekent dat processen zowel doeltreffend als doelmatig moeten zijn. Een verbeterproject dat zich alleen op efficiëntie richt zonder effectiviteit in acht te nemen, zal uiteindelijk mislukken. Omgekeerd is een verbeterproject dat effectief is, maar inefficiënt wordt uitgevoerd, op lange termijn niet houdbaar. Binnen Lean wordt dit perfect weergegeven in het Lean-huis, waarin snelheid en kwaliteit altijd in balans moeten zijn. Snelheid mag nooit ten koste gaan van kwaliteit en andersom. Bij procesoptimalisatie moet er dus altijd gekeken worden naar zowel efficiëntie als effectiviteit om duurzame verbetering te realiseren. Voorbeeld: Lean in de klantenservice Laten we teruggaan naar het klantenservicevoorbeeld. Stel dat Lean wordt toegepast. In plaats van enkel te focussen op gespreksduur, wordt ingezet op first-time-right: het probleem van de klant in één keer correct oplossen. Hierdoor hoeven klanten minder vaak terug te bellen (efficiëntie) en worden ze direct goed geholpen (effectiviteit). Dit resulteert in een win-winsituatie voor zowel de klant als de organisatie. Voorbeeld: Lean in rapportages Bij het opstellen van rapporten kan Lean worden toegepast door standaardisatie en digitale hulpmiddelen te gebruiken. In plaats van elk rapport handmatig te schrijven, kunnen sjablonen, geautomatiseerde rapportagesystemen en duidelijke richtlijnen worden gebruikt. Hierdoor blijft de kwaliteit hoog (effectief), terwijl de benodigde tijd en inspanning aanzienlijk afnemen (efficiënt). Zo kunnen medewerkers zich focussen op de inhoud in plaats van op herhalende taken. Blijvend verbeteren: de balans tussen efficiëntie en effectiviteit Organisaties die zich richten op continu verbeteren, zijn gebaat bij het zoeken naar de balans tussen efficiënt en effectief werken. Alleen zo kunnen ze duurzame resultaten behalen. Processen en werkwijzen moeten regelmatig worden geëvalueerd om verspilling te minimaliseren en klantwaarde te maximaliseren. Het Lean-huis benadrukt dat snelheid en kwaliteit hand in hand moeten gaan. Verbeteringen die zich alleen richten op snelheid zonder aandacht voor kwaliteit, leiden tot fouten en verspilling. Omgekeerd, verbeteringen die uitsluitend op kwaliteit focussen zonder efficiëntie te waarborgen, kunnen leiden tot onnodige kosten en vertragingen. Een gebalanceerde aanpak is belangrijk voor duurzame groei en succes. Het Lean-huis omvat veel meer dan alleen kwaliteit en snelheid en verdient een eigen uitleg – daarover later meer. Wil je echt impact maken met verbetertrajecten? Zorg dan dat je niet alleen efficiënt werkt, maar ook altijd het grotere doel voor ogen houdt. De sleutel tot succes is een combinatie van beide: efficiënt en effectief werken voor blijvende verbetering.
7 maart 2025
Veranderen versus verbeteren: wat is eigenlijk het verschil?
In de wereld van Lean management horen we vaak de termen "veranderen" en "verbeteren". Hoewel ze vaak door elkaar worden gebruikt, betekenen ze niet hetzelfde. Het is cruciaal om het verschil tussen deze twee concepten te begrijpen, vooral in een zakelijke context. Laten we eens dieper ingaan op wat deze termen inhouden, hun impact op organisaties en waarom het belangrijk is om de focus te leggen op verbeteren in plaats van alleen veranderen. **Wat is veranderen?** Veranderen betekent simpelweg iets anders doen dan voorheen. Het impliceert een verschuiving van de status quo, maar niet noodzakelijkerwijs een verbetering. Verandering kan een oppervlakkig karakter hebben, zonder dat er een diepere analyse of doelstelling aan te pas komt. Denk aan het herschikken van je kantoor zonder een duidelijk doel voor ogen. Het ziet er misschien anders uit, maar is het ook effectiever? Een verandering zonder duidelijke doelstellingen kan leiden tot chaos binnen een organisatie. Medewerkers kunnen zich verloren voelen en de motivatie verliezen als ze niet begrijpen waarom bepaalde veranderingen zijn doorgevoerd. Dit kan uiteindelijk resulteren in een negatieve werkcultuur en een afname van de algehele productiviteit. Voorbeeld 1: Kantoorindeling Stel je voor: een bedrijf besluit om alle bureaus in een open kantoorruimte te verplaatsen naar een ander patroon. De verandering is duidelijk zichtbaar, maar na een paar weken merken medewerkers dat de nieuwe indeling meer afleiding veroorzaakt en de productiviteit juist vermindert. Er is een verandering doorgevoerd, maar geen verbetering. De medewerkers zijn gefrustreerd omdat ze nu meer moeite hebben om zich te concentreren, en de organisatie heeft geen baat bij deze verandering. **Wat is verbeteren?** Verbeteren daarentegen, betekent dat je streeft naar een betere versie van een bestaande situatie. Het gaat om het optimaliseren van processen en het verhogen van de efficiëntie en effectiviteit. Verbeteren is een doelgerichte aanpak waarbij je de huidige processen evalueert en zoekt naar manieren om ze te optimaliseren. Verbeteren vereist een systematische aanpak. Het begint vaak met het verzamelen van gegevens en feedback van medewerkers. Dit stelt organisaties in staat om knelpunten en inefficiënties te identificeren. Door deze gegevens te analyseren, kunnen gerichte verbeteringen worden aangebracht die daadwerkelijk waarde toevoegen. Voorbeeld 2: Vergaderingen optimaliseren Neem een team dat regelmatig vergaderingen heeft die uitlopen en weinig opleveren. In plaats van simpelweg de tijd te veranderen waarop ze vergaderen, analyseren ze eerst de oorzaak van de inefficiëntie. Ze besluiten om een duidelijke agenda met tijdslimieten in te stellen en de vergaderingen korter te houden. Als gevolg hiervan zijn de vergaderingen nu productiever en waardevoller. Hier is sprake van een echte verbetering. Het team voelt zich meer betrokken en gemotiveerd, wat leidt tot betere resultaten. **Waarom verbeteren beter is** Het doel moet nooit alleen veranderen zijn. Verandering om de verandering heeft geen duurzaam effect en kan zelfs leiden tot frustratie en verwarring binnen een organisatie. Verbeteringen daarentegen, brengen blijvende voordelen met zich mee die de algehele prestaties van een organisatie kunnen verhogen. Verbeteringen zijn duurzaam omdat ze zijn gebaseerd op grondige analyses en strategische beslissingen in plaats van impulsieve veranderingen. Duurzame verbeteringen kunnen ervoor zorgen dat organisaties zich aan blijven passen aan veranderende omstandigheden zonder de noodzaak van constante, chaotische veranderingen. Verbeteringen vereisen inzet van zowel de directie als de medewerkers. Dit creëert een gevoel van betrokkenheid en eigenaarschap, wat leidt tot een positieve werkcultuur. Medewerkers die zich betrokken voelen bij verbeterprocessen zijn vaak meer gemotiveerd en productief. Verbeteren kost tijd en geduld. Het is een doorlopend proces dat voortdurende aandacht vereist. Maar de beloningen zijn aanzienlijk; een efficiëntere, effectievere en meer samenwerkende organisatie. Door tijd te investeren in verbetering, kan een organisatie niet alleen haar prestaties verhogen, maar ook de tevredenheid van medewerkers vergroten. **Het belang van continu verbeteren** In de huidige snel veranderende zakelijke wereld is continu verbeteren essentieel. Organisaties kunnen niet stil blijven staan; ze moeten zich voortdurend aanpassen aan nieuwe technologieën, markten en klantverwachtingen. Dit betekent dat ze moeten investeren in processen die gericht zijn op voortdurende verbetering. Dit kan bijvoorbeeld door het implementeren van methodologieën zoals Lean, Six Sigma of Agile, die allemaal gericht zijn op het verbeteren van processen en het verhogen van de efficiëntie. Voorbeeld 3: Voorbeeld van Continue Verbetering Een bedrijf dat software ontwikkelt, kan bijvoorbeeld een feedbackloop implementeren waarin ze regelmatig input van klanten verzamelen. Door deze feedback te analyseren, kunnen ze hun product continu verbeteren. Dit leidt niet alleen tot een beter product, maar ook tot een hogere klanttevredenheid en loyaliteit. **De cultuur van verbeteren** Een cultuur die gericht is op verbeteren, vereist een mindset die verandering omarmt. Dit betekent dat medewerkers worden aangemoedigd om ideeën en suggesties aan te dragen voor verbetering. Organisaties moeten een omgeving creëren waarin het veilig is om fouten te maken en te leren van die fouten. Dit bevordert innovatie en creativiteit, wat cruciaal is voor het succes van een organisatie. Om een cultuur van verbeteren te bevorderen, is het belangrijk dat organisaties investeren in training en ontwikkeling. Medewerkers moeten de vaardigheden en kennis hebben om processen te analyseren en verbeteringen aan te dragen. Dit kan door middel van workshops, trainingen en coaching. Wanneer medewerkers zich bekwaam voelen, zijn ze eerder geneigd om proactief bij te dragen aan verbeterinitiatieven. Het doel moet altijd zijn om te verbeteren, niet simpelweg te veranderen. Door te focussen op echte verbeteringen, kunnen organisaties niet alleen hun prestaties verhogen, maar ook een omgeving creëren waar medewerkers zich gewaardeerd en betrokken voelen. Verbeteren is een strategisch proces dat leidt tot duurzame groei en succes. Ben je klaar om je organisatie te verbeteren in plaats van alleen te veranderen? Neem dan contact op met mij. Samen kunnen we de stappen zetten naar een efficiëntere en effectievere toekomst. Door een cultuur van continu verbeteren te omarmen, kan jouw organisatie zich onderscheiden in een competitieve markt en een positieve impact maken op zowel medewerkers als klanten.